KOMUNIKACJA to, najprościej rzecz ujmując, proces polegający na dzieleniu się informacją. Ma on  charakter dialogu, który wymaga od uczestników zarówno aktywnego słuchania, jak i mówienia, czyli jest ciągłą interakcją, wymagającą zaangażowania stron i reagowania na poruszane problemy.
Komunikacja jest zatem podstawą funkcjonowania nie tylko biznesu, ale każdej sfery życia. Przedsiębiorstwo komunikuje się zarówno wewnątrz organizacji – jest to komunikacja wewnętrzna, jak i na zewnątrz – mówimy wtedy o komunikacji zewnętrznej.

 
W czasach ciągłej walki o własną pozycję rynkową, zagrożeń ze strony konkurencji i wszechobecnej paniki związanej z wizją kryzysu, raczej nikogo nie trzeba przekonywać do komunikacji zewnętrznej
i udowadniać, że dobrze zainwestowane zasoby - przede wszystkim kapitał i czas - w realizację strategii marketingowej czy public relations, przynoszą pozytywne rezultaty i przyczyniają się do przetrwania przez firmę trudności oraz osiągania przez nią sukcesów rynkowych. Niestety, często zapominamy, jak ważna jest  komunikacja wewnątrz naszej firmy; traktujemy ją marginalnie,  choć procesy wewnętrzne są podstawą do komunikacji zewnętrznej. Najlepszymi rzecznikami firmy są jej pracownicy – jest to opinia sprawdzona, poparta siłą oddziaływania. To pracownicy nieformalnymi drogami informują otoczenie przedsiębiorstwa o rzeczywistej sytuacji wewnętrznej. Często są to informacje nieprawdziwe lub subiektywnie zniekształcone, powodowane chęcią wyładowania negatywnych emocji. W rezultacie przedsiębiorstwo, które świetnie prowadzi politykę komunikacji zewnętrznej, osiąga efekt negatywnego sprzężenia zwrotnego - karmi odbiorcę wzniosłymi ideami, choć jej ‘wewnętrzni rzecznicy’ zaprzeczają sielankowej wizji, którą pojawia się w reklamach.

 
Dlatego niezwykle istotne wydaje się usunięcie przyczyn funkcjonowania drugiego obiegu informacji, poprzez wejście w interakcję z pracownikami i uczynienie z tzw. ‘poczty pantoflowej’ narzędzia przyjaznego przedsiębiorstwu. Nie trzeba robić w firmie rewolucji, wprowadzać radykalnych, kosztownych zmian, aby sytuacja wewnętrzna uległa polepszeniu. Przede wszystkim zarządzający firmą muszą przemyśleć, jak prezentować podwładnym swoje cele.

 
Dobra komunikacja to również element motywujący, który zachęca pracowników do działania, powoduje, że utożsamiają się z firmą i są dumni, że dla niej pracują.  Jednak w przeciętnym polskim przedsiębiorstwie, małym i średnim, panuje system jednowładczy.  Często bywa tak również w dużych organizacjach, na czele których stoi charyzmatyczny przywódca. Zarządzający – najczęściej w osobie właściciela lub zarządu firmy, posiada własną strategię działania, zna cele, które chce osiągnąć, planuje przedsięwzięcia, zmiany, wejścia na nowe rynki, wprowadzanie nowych produktów i usług, ale nie konsultuje niczego z pracownikami, nie pyta ich o opinię, nie informuje o sukcesach i porażkach. Wymaga od pracowników realizacji niesprecyzowanych, niedookreślonych  wizji, których ci mogą tak naprawdę nie rozumieć, ponieważ nie znają założeń strategicznych firmy. Badania, które od lat prowadzone są w Polsce i na świecie, wykazują, że największe sukcesy osiągają przedsiębiorstwa, których pracownicy są świadomi strategii firmy, posiadają informacje od swoich przełożonych, zarówno na temat bieżącej sytuacji, jak i perspektyw działania. Dobrze poinformowany pracownik, który wie, że ma wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, że jego opinie zostaną uwzględnione, nie musi spekulować, plotkować, a jest w stanie utożsamić się z nowymi wyzwaniami, podejmować je i zazwyczaj dobrze rozumie problemy firmy podczas sytuacji kryzysowych. Nie bójmy się zatem opinii podwładnych, ponieważ nawet ich negatywne stanowisko  pozwala odnaleźć słabe punkty organizacji i przemienić je w szanse. Konstruktywna krytyka przynosi najczęściej pozytywne zmiany i owocuje zdystansowaniem się do problemu, co z kolei umożliwia wyjście z impasu.

Reasumując: komunikacja wewnętrzna ma na celu zarówno przekazywanie informacji operacyjnej, jak również integrowanie pracowników, wprowadzanie klimatu zaufania; wzmacnia poczucie współpracy wewnętrznej, utożsamianie się z organizacją, polepsza standardy pracy, co w rezultacie wpływa na oferowane przez firmę usługi.

 
Jak możemy to osiągnąć? W małych przedsiębiorstwach często wystarcza rozmowa z pracownikiem, dostrzeżenie go, wysłuchanie jego opinii. Natomiast w dużych firmach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, pracodawca może komunikować się na wiele sposobów.
Jednym z nich są  spotkania otwarte, podczas których omawiana jest sytuacja firmy i prezentowana jej strategia. Spotkania powinny mieć charakter otwarty, aby wszystkim umożliwić wzięcie w nich udziału i wyrażenie opinii.

 
Spotkania integracyjne lub zamknięte szkolenia są okazją do lepszego poznania się wewnątrz firmy, odkrycia nieformalnej strony osobowości pracowników i wysondowania prawdziwych nastrojów podwładnych.
Sposobem na poznawanie opinii jest skrzynka na listy, do której każdy może wrzucić anonimowy list
z propozycją zmian, czy swoją opinią.

 
W niektórych firmach funkcjonuje nadal dzień tzw. otwartych drzwi, podczas którego podwładni mogą spotkać się bezpośrednio z przełożonymi i omówić istotne dla nich sprawy.
Nowocześniejszą formą bezpośredniej, anonimowej komunikacji jest prowadzenie w ustalonym wcześniej terminie rozmowy z przełożonym za pośrednictwem komunikatora, np. GG, czy Skype; oczywiście,  istnieje obawa, że pracodawca sprawdzi numer IP komputera, z którego pochodzą pytania i w ten sposób dowie się z kim rozmawia, ale zakładam, że działamy etycznie.

 
Kolejną formą jest pisanie przez pracowników bloga firmowego, czyli ‘pamiętnika elektronicznego’, który może być prezentowany zarówno w wewnętrznej sieci firmy, czyli w intranecie, jak
i w ogólnodostępnym internecie. Zawartość wpisów może być odpowiednio moderowana i dotyczyć zarówno wydarzeń wewnątrz firmy, jak i ciekawostek, czy zainteresowań autora. Należy zwrócić uwagę na możliwość komentowania prezentowanego materiału przez osoby czytające – to umożliwi moderatorom ocenę sytuacji, pozwoli wyłowić istotne informacje i zbadać atmosferę, a pracownikom zaangażować się w wartką tematykę.
Innym sposobem komunikacji wewnętrznej jest rozsyłanie drogą elektroniczną informacji na temat działalności firmy lub - jeśli część pracowników nie ma dostępu do sieci internetowej - umieszczanie informacji na tablicach ogłoszeń, drukowanie komunikatów, broszur, ulotek lub ankiet, wreszcie - regularne wydawanie wewnętrznej gazety (biuletynu, broszury), w której publikowane będzie zarówno oficjalne stanowisko zarządu czy właściciela firmy, jak i nieformalne wydarzenia i komentarze. Nieliczne przedsiębiorstwa wybierają, jako jeden ze sposobów komunikacji, przekazywanie informacji przez wiadomość tekstową SMS, inne korzystają z wewnętrznej sieci telewizyjnej czy radiowęzła.
Narzędzi komunikacji wewnętrznej jest wiele, ale należy dobrać je w taki sposób, aby przepływ informacji był z punktu widzenia pracodawcy najskuteczniejszy.

 
W małej firmie nie musimy mieć wyspecjalizowanego działu komunikacji, aby procesy informacyjne przebiegały sprawnie. To co jest potrzebne, to przede wszystkim dobry plan, strategia działania. Wystarczy, że np. dział personalny zostanie wsparty przez informatyków, pracowników marketingu czy public relations, by należycie zintegrować zasoby firmy i wspólnymi siłami stworzyć system komunikacji wewnętrznej. Oczywiście, w dużych organizacjach takie rozwiązania mogą się nie sprawdzić, dlatego należy pomyśleć o wyspecjalizowanej jednostce lub oddelegowaniu pracowników to nowych zadań, tak aby nie zakłócać podstawowych obowiązków innych działów.

 
Tytułem zakończenia apel i życzenie idealisty: zróbmy wszystko, aby nasza ryba nie psuła się od głowy - bądźmy – my zarządzający - inicjatorami zmian i otwórzmy się na nie. Schowajmy czasami nasze ego do szuflady - komunikujmy się, rozmawiajmy i pozwólmy przepływać informacjom.

Kolejny listopadowy dzień kusi słońcem za oknem, ale ogrzewanie niestety nie nadąża za naszymi potrzebami… Dlatego postanowiłam ocieplić atmosferę refleksją na temat Akademii Dobrego Smaku (ADS ;).

…właśnie od tego wszystko się zaczęło…pierwsza była Akademia Dobrego Smaku…a z niej urodziło się dziecko ADS Consulting Sp. z o.o. łączące oba projekty.

Ale do brzegu Projekt o nazwie Akademia Dobrego Smaku, to idea ‘pożytecznego’ spędzania czasu wolnego. Coś bardziej dla duszy, dla samego siebie…coś co zapewne nie przyniesie Wam wzrostu akcji na GPW, ale zapewniam, że Wasze akcje towarzyskie osiągną najwyższe parametry! Od poniedziałku do piątku, od 8.00-16.00 (jeśli ktoś ma szczęście prowadzić taki tryb pracy żyjemy w świecie szkoleń biznesowych, które mają doskonalić nas w sferze zawodowej…ale nie tylko pracą człowiek żyje, dlatego spotykamy się w gronie miłośników ‘samych siebie’ i uczymy się savoir-vivre’u, twórczego rozwiązywania problemów, sztuki zarządzania sobą w czasie, kreowania własnego wizerunku: moda, makijaż…te ostatnie propozycje, to akurat atrakcje głównie dla Pań – ale przy wszechobecnym metroseksualizmie Panów, pracujemy również nad propozycjami wyłącznie dla nich – dyskryminacja płciowa i rasowa jest nam obca ;). Akademia Dobrego Smaku to również szkolenia kulinarne…Co prawda nie będzie to gotuj z Pascalem, Okrasą, czy Kurtem S.…chociaż kto wie - do naszego projektu zaprosimy szefów kuchni naszych, regionalnych restauracji…

http://www.slowfood.pl/index.php?s=str-manifest (…) Jesteśmy niewolnikami prędkości i wszyscy ulegliśmy podstępnemu wirusowi, jakim jest szybkie życie (fast life), które burzy nasze przyzwyczajenia, zakłóca naszą prywatność w domach i zmusza nas do objadania się Fast Food’ami. (…) Nieustępliwa obrona spokojnej materialnej przyjemności jest jedynym sposobem przeciwstawienia się globalnemu szaleństwu szybkości. Odpowiednie dawkowanie pewnej zmysłowej przyjemności i powolne, długotrwałe zadowolenie mogą ochronić nas przed zaraźliwą wielością mylącą szaleństwo z wydajnością. Nasza obrona powinna zacząć się przy stole ze Slow Food’em. Odkryjmy na nowo smaki i uroki kuchni regionalnej oraz uwolnijmy się spod niszczącego wpływu Fast Food’ów. (…) Brzmi jak odezwa jakiejś bojówki, ale spokojnie – po prostu chodzi o to, aby umieć się delektować jedzeniem i życiem, a nie łykać wszystko nie zwracając uwagi na prawdziwy smak.

Także zakasujcie rękawy i szykujcie się do wspólnego gotowania…już wkrótce kuchnia świąteczna. Jeśli jesteś zainteresowany udziałem w takiej przygodzie napisz do mnie: Izabela@adsc.pl.