Zapewne w swojej karierze, podobnie jak ja, mieliście do czynienia z wieloma typami osobowości wśród swoich zwierzchników. Na pewno byli szefowie ekstrawertyczni, introwertyczni, szefowie flegmatycy, sangwinicy czy cholerycy i pewnie jeszcze można by wymieniać. Oni też na pewno posiadali wyżej wspomniany „atrybut władzy”. Już się tak przyjęło, że szef musi jakieś biurko mieć - wiadomo do pracy :). Na pewno wiecie, o co chodzi:).

W dobie psychologów, którzy potrafią odgadnąć czyjąś osobowość po kolorze jego samochodu albo sposobie picia kawy, postaram się Wam przedstawić przykłady osobowości szefów, właśnie na podstawie wyglądu (w sumie bardziej porządku panującego na nim ) biurka, a wszystko z książki Andy-ego Collinsa „Mowa ciała. Co znaczą nasze gesty”.

Autor tej książki pogrupował wszystkich przełożonych na pięć kategorii:

• Szef superzorganizowany. Na biurku panuje wzorowy porządek, bo znajdują się tylko przedmioty niezbędne. Zwraca na to uwagę również w sekretariacie. Można śmiało zwracać się do niego w różnych sprawach, nawet osobistych, gdyż lubi czuć się potrzebny. Przywiązuje wagę do pozorów, dlatego stara się być miły i uczynny, ale jeśli odczuje brak uznania ze strony otoczenia, wówczas może zaskoczyć wybuchem złości.

• Szef efektowny. Lubi duże biurko, a na nim dużo wolnego miejsca. Ceni wszelkie atrybuty swojej władzy, a więc tytułowanie, uniżoność podwładnych, komplementy itp. Cechuje go duży spryt życiowy i przebiegłość w negocjacjach. Tak umiejętnie operuje swoimi zaletami i wadami, że trudno jest go czymś zaskoczyć.

• Szef łowca sukcesów. Gromadzi w szufladach biurka lub wokół siebie wszystkie możliwe trofea, a więc: odznaczenia, dyplomy, publikacje, otrzymane figurki itp. Jest zawsze żądny osiągnięć i tła, na którym mógłby błyszczeć. Często lubi przechwalać się przed swoją sekretarką. Odznacza się cechami przywódczymi i organizatorskimi. Jest otwarty na nowe inicjatywy. W razie niepowodzenia lub braku uznania staje się malkontentem, a niekiedy nawet osobą trudną do zniesienia.

• Szef kolekcjoner. Lubi na swoim biurku ustawiać różnego rodzaju maskotki i inne drobiazgi. W pracy jest aktywny. W stosunku do najbliższego otoczenia, a zwłaszcza swojej sekretarki stara się być przyjazny i rozmowny. Lubi wypytywać o życie osobiste, podwładnych traktuje po ojcowsku. Wadą jego jest jednak brak dyskrecji.

• Szef chaotyczny. Nie przeszkadza mu bałagan na jego biurku. Jak na straganie mieszają się tam różne dokumenty i przybory biurowe, przedmioty osobiste, a na wszystkim poprzyczepianych jest mnóstwo karteczek z najróżniejszymi informacjami. Nigdy nie wie, gdzie co leży. Jego sekretarka musi posiadać zdolności detektywistyczne, aby na zawołanie odnaleźć odpowiedni dokument. Szef chaotyczny często zachowuje się histerycznie, ale mimo to jest lubiany, kontaktowy i potrafi twórczo myśleć.

Na pewno niektórzy z Was odnajdą się w powyższych grupach, możliwe oczywiście, że tylko częściowo. Pamiętajcie też, że wasi pracownicy na pewno będą was oceniać zupełnie inaczej niż wy sami. Wiadomo, punkt widzenia zależy…

A teraz nadeszła chwila prawdy, przedstawiam zdjęcie biurka prezes szczecińskiej firmy szkoleniowej ADS Consulting Sp. z o.o. Zaświadczam, iż nic nie było przestawiane, porządkowane ani ustawiane. Do jakiego profilu byście ją zaliczyli?

Drugą sytuację stanowi przykład młodego człowieka zatrudnionego w banku, który stracił pracę, ponieważ zmieścił na tym samym, wspomnianym wcześniej portalu zdjęcie na tle ściany bankowego boksu, w którym pracował. Prezes banku zwolniła pracownika, ponieważ dostała anonimowy telefon od klienta, który stwierdził, że widząc takie zdjęcie, stracił do banku zaufanie.

Trzecie zdarzenie miało miejsce w IV liceum ogólnokształcącym w Łodzi podczas klasowej wigilii, gdzie uczniowie, obdarowywali siebie nawzajem mocnymi napojami alkoholowymi, zdjęcia oczywiście również umieścili na słynnym portalu, a co gorsza trafiły one do jednego z tabloidów. Dyrektor szkoły zdecydowała, iż za karę uczniowie nie pójdą na studniówkę.

Wszystkie te sytuacje pokazują jedno - nikt nie jest zwolniony od myślenia. Żołnierzom, którzy zamieścili swoje zdjęcia nikt nie powiedział, że nie wolno tego robić, bo naturalnym wydaje się, że nikt tego robić nie musiał. Jeżeli chodzi o człowieka z banku, to bank jako instytucja o bardzo wysokim stopniu zaufania, nie może sobie pozwolić, aby jej poufne dane (zdjęcie stanowiska pracy, na pewno posiada pewien stopień poufności) wyciekały drogą niekontrolowaną na zewnątrz. Biorąc pod uwagę trzecią sytuację, to na myśl nasuwa się tylko jedno słowo - „głupota”. Przez takie zachowanie ucierpiał nie tylko wizerunek samych uczniów, ale również szkoły.

„Każdy kij ma dwa końce” napisał Marcin, zgoda, ale trzeba powiedzieć, że grubszy koniec trzyma pracownik i to on jest jakby nie patrzeć odpowiedzialny za kreowanie i postrzeganie swojej osoby w cyfrowym świecie. Częścią tego świata jest również pracodawca (pamiętajmy, że także on posiada dostęp do serwisów społecznościowych i nie tylko).

Tak naprawdę kreując swój wizerunek w przestrzeniach portali, musimy kierować się rozwagą i ostrożnością, niczym wytrawny polityk, który wie, że choćby cień jakichkolwiek podejrzeń, może mieć niebagatelne znaczenie dla rozwoju jego dalszej kariery. Bo przecież, nikt z nas nie chciałby płacić pracownikowi, który nie utożsamia się z firmą i który wylewa swoje frustracje z pracy na łamy Internetu.

Przykład pozującej nago w pracy pielęgniarki jest i tak „lekką” ilustracją próby „zaistnienia w sieci”, sytuacja ta przypomniała mi polskie pielęgniarki, które robiły sobie zdjęcia z noworodkami, wyjmując je z inkubatorów i wkładając sobie do kieszeni podczas nocnej zmiany. Nie dość, że sama ta sytuacja była naganna, to jeszcze okazało się, że a nieszczęście jedno z tych dzieci zmarło. O winie rozstrzygnie sąd. Społeczny wyrok, jakby nie patrzeć już został wydany.

Tak, więc wydaje mi się, że sztywne regulacje dla pracownika, które postuluje Kim Patullo „pracownik powinien jasno wiedzieć, jakie ma prawa i obowiązki; co może, a czego nie i jakie wynikają z tego konsekwencje - tłumaczenie Marcin”, niestety nie wystarczą, owszem można w jakiś sposób te granice przybliżyć, jednakże nigdy nie uda nam się wykluczyć wszystkiego. Społeczny rozwój Internetu na pewno niedługo jeszcze bardziej przybliży nam możliwość spoglądania na życie innych - rozszerzy granice ingerencji. Kreując teraz i w przyszłości, to nasze binarne wcielenie, musimy zdawać sobie sprawę, iż nic nie zastąpi zdrowego rozsądku, bystrości oraz zapobiegliwości.

Dosyć trafnymi, lecz nie do końca obiektywnymi, przemyśleniami na temat relacji “pracownik versus pracodawca w sieci”, podzieliła się na początku grudnia Kim Pattullo - brytyjska ekspertka ds. prawa zatrudnienia. W artykule o groźno brzmiącym tytule “Przemyśl wpierw to, co chcesz umieścić”, który ukazał się na łamach szkockiego “The Press & Journal”, opisała ona szereg sytuacji, które wyjaśniają, czemu pracownicy powinni ważyć słowa w sieci. W szczególności jeżeli chodzi o firmę, w której pracują. Nie ma znaczenia, czy robią to akurat podczas godzin pracy, czy też po niej - w domowym zaciszu.

W celu zobrazowania tej, niestety mało znanej problematyki, Kim Pattullo podała kilka sytuacji. Związanych głównie z aktywnością pracobiorcy na popularnych portalach społecznościowych. Aby wszystko uściślić - Kim skupiła się głównie na incydentach, które miały miejsce na łamach, znanego głównie wśród studentów, internetowego serwisu Facebook. Podam dwa z kilku przez nią przytoczonych przykładów.

Pierwszy z nich dotyczył Virgin Atlantic - brytyjskiego przewoźnika lotniczego. Pewnego dnia wylał on
z pracy całą 13-osobową ekipę danego rejsu. Powód? Okazało się, iż umieścili oni w sieci obraźliwe wpisy na temat samych pasażerów. Ponadto załoga feralnego lotu poddawała w wątpliwość jakość maszyn tej firmy. Podobnie jak w życiu codziennym, tak i w sieci człowiek nie jest anonimowy. Można zlokalizować (po indywidualnym adresie IP), skąd kto pisał. I tak właśnie firma Virgin Atlantic zrobiła znajdując winnych owego “smarowania” w Internecie.

Jednakże problematyka nie dotyczy wyłącznie firm prywatnych. Nie lepiej aniżeli pracownicy Virgin Atlantic, skończyła pewna pielęgniarka. Podobnie, jak jej bardzo niepoważni poprzednicy od samolotów, chciała ona zaistnieć w sieci. No i zaistniała na chwilę. Na pewno na mniej aniżeli warholowskie 15 minut. Umieściła ona na łamach Facebook’a serię zdjęć w stroju topless. Nie było by zapewne sprawy, gdyby nie fakt, iż “strzeliła” sobie fotki po pierwsze podczas nocnej zmiany w szpitalu, po drugie w stroju służbowym, a po trzecie naprzeciwko śpiących pacjentów tej lecznicy. Musiała mocno zdziwić się, jak pewnego dnia dostarczono jej dyscyplinarne wypowiedzenie z pracy. Miała wreszcie pełno czasu, by pokazywać swoje wdzięki w sieci. Mimo średnio-ciekawej sytuacji w brytyjskiej służby zdrowia (zapewniam, że nie jest ona aż tak lepsza aniżeli ta w Polsce), to wewnętrzna komunikacja działa tam wręcz wzorcowo.

Wszystko niby ładnie objaśnione i przedstawione. Ale jak dla mnie problematyka została pokazana zbyt jednostronnie. Jakby to pracownicy byli zawsze winni zaistniałej sytuacji. Ale z tym problemem jest, jak
z kijem - ma dwa końce. Nie wątpię w to, że zdarzają się nierzetelni i nieutożsamiający się z daną firmą pracownicy, którzy w poczuciu bliżej nieokreślonej frustracji (niezadowolenia) będą przyprawiać gębę swojemu pracodawcy. Tylko że często takie problemy wynikają z braku dialogu oraz (wy)słuchania pracowników. Dodałbym, biorąc pod uwagę pierwszą sytuację, że wnioski powinny zostać wyciągnięte także w stosunku do działu rekrutacji oraz całego wężyka osób odpowiadających w Virgin Atlantic za przygotowanie personelu. Bo pojedyncza osoba - to można jeszcze jakoś, w miarę racjonalnie wytłumaczyć. Ale nie “zdegenerowaną” kilkunastoosobową załogę samolotu. Za dużo w tym wszystkim było skutków, a nie źródeł zaistniałych sytuacji.

Pattullo celnie mówi, że pracownik powinien jasno wiedzieć, jakie ma prawa i obowiązki; co może
a czego nie i jakie wynikają z tego konsekwencje. Nie powiedziała tylko o tym, że jak każde prawo, tak samo przepisy pracownicze powinny być pisane pod człowieka, a nie pod urzędnika (z całym szacunkiem dla ich pracy). Powinny być elastyczne, idące z “duchem czasu”. I już wiecie, skąd wzięły się w XIX wieku związki zawodowe ;).

KOMUNIKACJA to, najprościej rzecz ujmując, proces polegający na dzieleniu się informacją. Ma on  charakter dialogu, który wymaga od uczestników zarówno aktywnego słuchania, jak i mówienia, czyli jest ciągłą interakcją, wymagającą zaangażowania stron i reagowania na poruszane problemy.
Komunikacja jest zatem podstawą funkcjonowania nie tylko biznesu, ale każdej sfery życia. Przedsiębiorstwo komunikuje się zarówno wewnątrz organizacji – jest to komunikacja wewnętrzna, jak i na zewnątrz – mówimy wtedy o komunikacji zewnętrznej.

 
W czasach ciągłej walki o własną pozycję rynkową, zagrożeń ze strony konkurencji i wszechobecnej paniki związanej z wizją kryzysu, raczej nikogo nie trzeba przekonywać do komunikacji zewnętrznej
i udowadniać, że dobrze zainwestowane zasoby - przede wszystkim kapitał i czas - w realizację strategii marketingowej czy public relations, przynoszą pozytywne rezultaty i przyczyniają się do przetrwania przez firmę trudności oraz osiągania przez nią sukcesów rynkowych. Niestety, często zapominamy, jak ważna jest  komunikacja wewnątrz naszej firmy; traktujemy ją marginalnie,  choć procesy wewnętrzne są podstawą do komunikacji zewnętrznej. Najlepszymi rzecznikami firmy są jej pracownicy – jest to opinia sprawdzona, poparta siłą oddziaływania. To pracownicy nieformalnymi drogami informują otoczenie przedsiębiorstwa o rzeczywistej sytuacji wewnętrznej. Często są to informacje nieprawdziwe lub subiektywnie zniekształcone, powodowane chęcią wyładowania negatywnych emocji. W rezultacie przedsiębiorstwo, które świetnie prowadzi politykę komunikacji zewnętrznej, osiąga efekt negatywnego sprzężenia zwrotnego - karmi odbiorcę wzniosłymi ideami, choć jej ‘wewnętrzni rzecznicy’ zaprzeczają sielankowej wizji, którą pojawia się w reklamach.

 
Dlatego niezwykle istotne wydaje się usunięcie przyczyn funkcjonowania drugiego obiegu informacji, poprzez wejście w interakcję z pracownikami i uczynienie z tzw. ‘poczty pantoflowej’ narzędzia przyjaznego przedsiębiorstwu. Nie trzeba robić w firmie rewolucji, wprowadzać radykalnych, kosztownych zmian, aby sytuacja wewnętrzna uległa polepszeniu. Przede wszystkim zarządzający firmą muszą przemyśleć, jak prezentować podwładnym swoje cele.

 
Dobra komunikacja to również element motywujący, który zachęca pracowników do działania, powoduje, że utożsamiają się z firmą i są dumni, że dla niej pracują.  Jednak w przeciętnym polskim przedsiębiorstwie, małym i średnim, panuje system jednowładczy.  Często bywa tak również w dużych organizacjach, na czele których stoi charyzmatyczny przywódca. Zarządzający – najczęściej w osobie właściciela lub zarządu firmy, posiada własną strategię działania, zna cele, które chce osiągnąć, planuje przedsięwzięcia, zmiany, wejścia na nowe rynki, wprowadzanie nowych produktów i usług, ale nie konsultuje niczego z pracownikami, nie pyta ich o opinię, nie informuje o sukcesach i porażkach. Wymaga od pracowników realizacji niesprecyzowanych, niedookreślonych  wizji, których ci mogą tak naprawdę nie rozumieć, ponieważ nie znają założeń strategicznych firmy. Badania, które od lat prowadzone są w Polsce i na świecie, wykazują, że największe sukcesy osiągają przedsiębiorstwa, których pracownicy są świadomi strategii firmy, posiadają informacje od swoich przełożonych, zarówno na temat bieżącej sytuacji, jak i perspektyw działania. Dobrze poinformowany pracownik, który wie, że ma wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, że jego opinie zostaną uwzględnione, nie musi spekulować, plotkować, a jest w stanie utożsamić się z nowymi wyzwaniami, podejmować je i zazwyczaj dobrze rozumie problemy firmy podczas sytuacji kryzysowych. Nie bójmy się zatem opinii podwładnych, ponieważ nawet ich negatywne stanowisko  pozwala odnaleźć słabe punkty organizacji i przemienić je w szanse. Konstruktywna krytyka przynosi najczęściej pozytywne zmiany i owocuje zdystansowaniem się do problemu, co z kolei umożliwia wyjście z impasu.

Reasumując: komunikacja wewnętrzna ma na celu zarówno przekazywanie informacji operacyjnej, jak również integrowanie pracowników, wprowadzanie klimatu zaufania; wzmacnia poczucie współpracy wewnętrznej, utożsamianie się z organizacją, polepsza standardy pracy, co w rezultacie wpływa na oferowane przez firmę usługi.

 
Jak możemy to osiągnąć? W małych przedsiębiorstwach często wystarcza rozmowa z pracownikiem, dostrzeżenie go, wysłuchanie jego opinii. Natomiast w dużych firmach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, pracodawca może komunikować się na wiele sposobów.
Jednym z nich są  spotkania otwarte, podczas których omawiana jest sytuacja firmy i prezentowana jej strategia. Spotkania powinny mieć charakter otwarty, aby wszystkim umożliwić wzięcie w nich udziału i wyrażenie opinii.

 
Spotkania integracyjne lub zamknięte szkolenia są okazją do lepszego poznania się wewnątrz firmy, odkrycia nieformalnej strony osobowości pracowników i wysondowania prawdziwych nastrojów podwładnych.
Sposobem na poznawanie opinii jest skrzynka na listy, do której każdy może wrzucić anonimowy list
z propozycją zmian, czy swoją opinią.

 
W niektórych firmach funkcjonuje nadal dzień tzw. otwartych drzwi, podczas którego podwładni mogą spotkać się bezpośrednio z przełożonymi i omówić istotne dla nich sprawy.
Nowocześniejszą formą bezpośredniej, anonimowej komunikacji jest prowadzenie w ustalonym wcześniej terminie rozmowy z przełożonym za pośrednictwem komunikatora, np. GG, czy Skype; oczywiście,  istnieje obawa, że pracodawca sprawdzi numer IP komputera, z którego pochodzą pytania i w ten sposób dowie się z kim rozmawia, ale zakładam, że działamy etycznie.

 
Kolejną formą jest pisanie przez pracowników bloga firmowego, czyli ‘pamiętnika elektronicznego’, który może być prezentowany zarówno w wewnętrznej sieci firmy, czyli w intranecie, jak
i w ogólnodostępnym internecie. Zawartość wpisów może być odpowiednio moderowana i dotyczyć zarówno wydarzeń wewnątrz firmy, jak i ciekawostek, czy zainteresowań autora. Należy zwrócić uwagę na możliwość komentowania prezentowanego materiału przez osoby czytające – to umożliwi moderatorom ocenę sytuacji, pozwoli wyłowić istotne informacje i zbadać atmosferę, a pracownikom zaangażować się w wartką tematykę.
Innym sposobem komunikacji wewnętrznej jest rozsyłanie drogą elektroniczną informacji na temat działalności firmy lub - jeśli część pracowników nie ma dostępu do sieci internetowej - umieszczanie informacji na tablicach ogłoszeń, drukowanie komunikatów, broszur, ulotek lub ankiet, wreszcie - regularne wydawanie wewnętrznej gazety (biuletynu, broszury), w której publikowane będzie zarówno oficjalne stanowisko zarządu czy właściciela firmy, jak i nieformalne wydarzenia i komentarze. Nieliczne przedsiębiorstwa wybierają, jako jeden ze sposobów komunikacji, przekazywanie informacji przez wiadomość tekstową SMS, inne korzystają z wewnętrznej sieci telewizyjnej czy radiowęzła.
Narzędzi komunikacji wewnętrznej jest wiele, ale należy dobrać je w taki sposób, aby przepływ informacji był z punktu widzenia pracodawcy najskuteczniejszy.

 
W małej firmie nie musimy mieć wyspecjalizowanego działu komunikacji, aby procesy informacyjne przebiegały sprawnie. To co jest potrzebne, to przede wszystkim dobry plan, strategia działania. Wystarczy, że np. dział personalny zostanie wsparty przez informatyków, pracowników marketingu czy public relations, by należycie zintegrować zasoby firmy i wspólnymi siłami stworzyć system komunikacji wewnętrznej. Oczywiście, w dużych organizacjach takie rozwiązania mogą się nie sprawdzić, dlatego należy pomyśleć o wyspecjalizowanej jednostce lub oddelegowaniu pracowników to nowych zadań, tak aby nie zakłócać podstawowych obowiązków innych działów.

 
Tytułem zakończenia apel i życzenie idealisty: zróbmy wszystko, aby nasza ryba nie psuła się od głowy - bądźmy – my zarządzający - inicjatorami zmian i otwórzmy się na nie. Schowajmy czasami nasze ego do szuflady - komunikujmy się, rozmawiajmy i pozwólmy przepływać informacjom.